Đừng để những khoản chi “không tên” âm thầm bào mòn lợi nhuận quán của bạn. Giống như phần chìm của tảng băng trôi – những chi phí ẩn trong quá trình vận hành quán F&B tuy nhỏ nhưng tích tụ theo thời gian sẽ gây ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh. Chúng thường không được ghi nhận rõ ràng, khó nhìn thấy bằng mắt thường nhưng lại là nguyên nhân khiến nhiều chủ quán “quay cuồng” vì thu không đủ bù chi.
Vậy đâu là những chi phí ẩn trong kinh doanh F&B đang lặng lẽ rút cạn ngân sách mỗi ngày? Làm sao để nhận diện và xử lý chúng kịp thời? Cùng Cooler City tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Chi phí ẩn là gì?
Chi phí ẩn (Hidden cost) là những khoản phát sinh trong quá trình vận hành nhưng không được thể hiện rõ ràng trên sổ sách hoặc không được ghi nhận như một chi phí riêng biệt. Tuy không dễ nhận biết ngay lập tức nhưng chúng vẫn âm thầm ảnh hưởng đến hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
Theo mô hình tảng băng trôi, chi phí trong ngành F&B được chia làm hai phần:
- Phần nổi: Bao gồm các khoản chi dễ thấy và dễ kiểm soát như chi phí thuê mặt bằng, nguyên vật liệu, lương thưởng nhân sự,…
- Phần chìm: Là những khoản chi phí nhỏ lẻ, khó đo lường hoặc dễ bị bỏ qua trong quá trình vận hành. Tuy nhiên, khi cộng dồn theo thời gian chúng có thể trở thành gánh nặng lớn cho doanh nghiệp.
Nếu không kiểm soát tốt, chi phí ẩn có thể làm suy yếu toàn bộ hệ thống F&B gây ra hàng loạt hệ lụy như: sụt giảm lợi nhuận, quy trình vận hành thiếu hiệu quả, nhân sự giảm năng suất hoặc phát sinh hành vi gian lận. Vì vậy, việc nhận diện – đo lường – kiểm soát chi phí ẩn là một trong những bước quan trọng để xây dựng nền tảng tài chính vững chắc, hỗ trợ cho sự phát triển ổn định và bền vững của mô hình kinh doanh nhà hàng, quán cà phê.
>> Xem thêm: Phí nhượng quyền thương hiệu là gì? Toàn bộ chi phí bạn cần biết trước khi đầu tư
2. Những loại chi phí ẩn trong kinh doanh F&B
2.1. Chi phí ẩn do tài nguyên nhàn rỗi
Tài nguyên nhàn rỗi chính là một dạng chi phí “ẩn” mà nhiều quán thường không để ý. Nó xuất hiện khi nhân sự và thiết bị không được sử dụng hợp lý. Ví dụ, vào những lúc quán vắng khách, nhân viên không có việc để làm nhưng máy móc như: bếp, tủ lạnh, tủ đông vẫn hoạt động, tiếp tục tiêu tốn điện, hao mòn thiết bị và phát sinh phí bảo trì. Những khoản này tuy âm thầm nhưng lại khiến chi phí vận hành đội lên đáng kể theo thời gian.
Để hạn chế tình trạng lãng phí này, người kinh doanh nên áp dụng một số giải pháp sau:
- Tối ưu số lượng nhân sự theo đúng nhu cầu thực tế, tránh tình trạng dư thừa lao động vào các khung giờ thấp điểm.
- Sử dụng mô hình làm việc linh hoạt như phân ca hợp lý hoặc thuê nhân viên bán thời gian để giảm tải chi phí nhân sự.
- Đào tạo nhân viên đa năng, có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau trong ca làm việc nhằm tăng hiệu suất sử dụng nguồn lực.
- Lựa chọn thiết bị phù hợp với quy mô kinh doanh, tránh đầu tư quá mức vào máy móc công suất lớn nếu nhu cầu sử dụng không thường xuyên.
Việc quản lý chặt chẽ tài nguyên không chỉ giúp giảm thiểu chi phí ẩn mà còn tạo ra một hệ thống vận hành tinh gọn và hiệu quả hơn.
2.2. Chi phí ẩn do quy trình vận hành không tối ưu
Quy trình vận hành không tối ưu là nguyên nhân phổ biến khiến chi phí ẩn phát sinh một cách âm thầm nhưng nghiêm trọng. Khi luồng công việc chưa được chuẩn hóa, các bước xử lý trở nên rườm rà, chồng chéo dễ gây ra xung đột nội bộ, chậm trễ trong phục vụ và gia tăng sai sót.
Điển hình như việc chậm đưa món ra cho khách không chỉ ảnh hưởng đến tốc độ quay vòng bán mà còn khiến trải nghiệm khách hàng đi xuống nghiêm trọng. Từ đó dẫn đến hệ quả tiêu cực: mất khách hàng trung thành, giảm doanh thu ảnh hưởng uy tín thương hiệu và tăng áp lực cho nhân viên tuyến đầu.
Để kiểm soát và cắt giảm chi phí ẩn từ quy trình vận hành, chủ quán cần lưu ý:
- Thiết lập bộ quy trình chuẩn hóa cho toàn bộ hoạt động: từ vận hành nội bộ, xử lý nguyên vật liệu đến các bước tiếp đón và phục vụ khách hàng.
- Thường xuyên đánh giá và cải tiến quy trình, đảm bảo mỗi khâu đều đóng góp vào việc tối ưu hóa hiệu suất và trải nghiệm.
- Ứng dụng công nghệ và công cụ quản lý hiện đại nhằm tự động hóa một phần quy trình, rút ngắn thời gian xử lý, giảm phụ thuộc vào yếu tố con người và nâng cao năng lực phục vụ.
Một quy trình vận hành chặt chẽ không chỉ giúp giảm thiểu chi phí ẩn mà còn tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trong ngành F&B đầy biến động.
>> Xem thêm: Nắm sai quy trình nhượng quyền thương hiệu trà sữa, coi chừng lỗ ngay từ bước đầu
2.3. Chi phí ẩn do sắp xếp sai vị trí công việc
Sắp xếp sai vị trí công việc thường bị xem nhẹ nhưng lại là một trong những yếu tố bào mòn nguồn lực âm thầm nhất trong vận hành F&B. Khi chủ quán tuyển sai người hoặc bố trí nhân sự vào những vị trí không phù hợp với năng lực và kỹ năng, hiệu suất công việc bị giảm sút, tinh thần nhân viên đi xuống và vòng đời: đào tạo – nghỉ việc lại tiếp tục lặp lại. Hệ quả là doanh nghiệp tốn kém không chỉ về mặt chi phí mà còn đánh mất thời gian và cơ hội phát triển đội ngũ.
Để giảm thiểu rủi ro từ việc phân bổ nhân sự chưa phù hợp, chủ kinh doanh nên:
- Thiết kế quy trình tuyển dụng bài bản, bao gồm các bước đánh giá năng lực, thái độ và mức độ phù hợp văn hóa để chọn đúng người ngay từ đầu.
- Hiểu rõ điểm mạnh – điểm yếu của từng thành viên, từ đó phân công công việc đúng năng lực giúp nhân viên phát huy tối đa hiệu suất.
- Xây dựng chính sách đãi ngộ hợp lý, tạo động lực làm việc và giữ chân người tài, từ đó ổn định bộ máy vận hành về lâu dài.
Việc “dùng đúng người, đúng việc” không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn là nền tảng để xây dựng một đội ngũ gắn kết và chuyên nghiệp.
2.4. Chi phí ẩn do tiết kiệm sai cách
Quá tiết kiệm tạo ra chi phí ẩn, nghe thì vô lý nhưng lại rất dễ xảy ra, nhất là với những người mới bắt đầu kinh doanh F&B. Nhiều chủ quán vì muốn giảm chi phí ban đầu nên chọn mua đồ cũ, hàng thanh lý như máy móc, thiết bị,… nhưng lại không có kinh nghiệm kiểm tra chất lượng. Kết quả là chỉ dùng được một thời gian ngắn đã hỏng gây gián đoạn công việc và tốn thêm tiền sửa chữa hoặc mua mới.
Tương tự, có người chọn dùng phần mềm quản lý bán hàng giá rẻ để tiết kiệm nhưng phần mềm lại thường xuyên bị lỗi, thiếu chức năng, dễ mất dữ liệu,… Những vấn đề này khiến quán khó vận hành trơn tru, thậm chí thất thoát doanh thu mà không biết.
Để tránh mất tiền vì tiết kiệm sai cách, chủ quán nên:
- Cẩn thận khi mua đồ thanh lý, chỉ chọn khi chắc chắn chất lượng còn tốt; nếu không chắc nên đầu tư thiết bị mới để dùng ổn định lâu dài.
- Dùng phần mềm bán hàng chuyên dụng cho mô hình, đến từ những đơn vị uy tín tuy giá cao hơn một chút nhưng sẽ hỗ trợ tốt hơn, ít lỗi và giúp quản lý hiệu quả hơn.
Tiết kiệm đúng cách sẽ giúp bạn giữ được tiền còn tiết kiệm sai chỗ thì lại khiến bạn mất nhiều hơn về sau.
2.5. Chi phí ẩn do gian lận nội bộ
Một trong những nguyên nhân tạo ra “chi phí ẩn” khiến quán đông mà không có lời chính là việc nhân viên không trung thực trong quá trình làm việc. Những hành vi gian lận này thường diễn ra âm thầm ở nhiều vị trí khác nhau như thu ngân, phục vụ, bếp hoặc kế toán và nếu không kiểm soát chặt, chủ quán rất khó phát hiện.
Một số chiêu trò phổ biến có thể kể đến như:
- Nhận tiền từ khách nhưng không nhập lên hệ thống hoặc không in hóa đơn.
- Hủy hoặc chỉnh sửa hóa đơn sau khi giao dịch hoàn tất.
- Cố tình “rút bớt” nguyên vật liệu trong bếp hoặc bar để sử dụng cho mục đích cá nhân.
Tình trạng này nếu kéo dài sẽ khiến doanh thu bị thất thoát mà không rõ nguyên nhân, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và sự minh bạch trong vận hành.
Để hạn chế rủi ro từ gian lận nội bộ, chủ kinh doanh cần:
- Lắp camera giám sát tại các khu vực quan trọng như quầy thu ngân, bếp, kho, bar,…
- Sử dụng phần mềm bán hàng có chức năng phân quyền, ghi nhận đầy đủ lịch sử thao tác, chỉnh sửa hoặc hủy hóa đơn, giúp dễ dàng kiểm tra và truy xuất.
- Khuyến khích khách hàng kiểm tra hóa đơn ngay khi thanh toán để hạn chế tình trạng thu tiền “ngoài sổ sách”.
Sự minh bạch trong quản lý không chỉ giúp bảo vệ doanh thu mà còn xây dựng được văn hóa làm việc trung thực, rõ ràng trong đội ngũ.
>> Xem thêm: Những rủi ro khi kinh doanh trà sữa bạn cần phải biết
3. Kết luận
Trong kinh doanh F&B, nguyên nhân hao mòn lợi nhuận không phải lúc nào cũng là những biến động lớn mà đôi khi lại chính là những chi phí ẩn nhỏ giọt mỗi ngày. Nếu không kịp thời phát hiện và xử lý, chúng sẽ dần bào mòn công sức, thời gian và cả tài chính của chủ quán một cách âm thầm.
Theo dõi Cooler City để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích trong ngành F&B, từ quản lý chi phí đến tối ưu quy trình vận hành, giúp bạn kinh doanh hiệu quả và phát triển lâu dài. Bạn có thể liên hệ Hotline: 0889.670.888 hoặc liên hệ Facebook Cooler City – Icecream & Tea để được tư vấn nhanh trong thời gian nhanh nhất.