Quy trình vận hành thương hiệu chính là “xương sống” quyết định sự thành bại của mọi doanh nghiệp nói chung và ngành kinh doanh F&B nói riêng. Một thương hiệu có thể sở hữu sản phẩm ngon, chiến lược marketing rầm rộ, nhưng nếu quy trình vận hành rời rạc, thiếu chuẩn hóa, thì hệ thống dễ “gãy” khi mở rộng. Bước sang 2025, trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và cơ hội là như nhau với tất cả – liệu doanh nghiệp của bạn có tạo nên bước ngoặt lớn? Cùng Cooler City tìm hiểu trong bài viết!
1. Quy trình vận hành là gì?
Quy trình vận hành là tập hợp các bước, quy định và tiêu chuẩn được thiết lập nhằm đảm bảo mọi hoạt động trong doanh nghiệp – từ sản xuất, bán hàng, quản lý nhân sự đến chăm sóc khách hàng – diễn ra theo một trật tự thống nhất, hiệu quả và có thể kiểm soát.
Trong lĩnh vực F&B (Food & Beverage), quy trình vận hành thương hiệu đóng vai trò như “bản đồ chỉ dẫn” cho toàn hệ thống: từ quy trình vận hành cửa hàng, quy trình bán hàng, quản lý kho, đến cách vận hành thương hiệu ở tầm công ty hoặc chuỗi cửa hàng. Một quy trình chuẩn giúp:
- Giảm thiểu sai sót trong vận hành.
- Đảm bảo chất lượng dịch vụ, sản phẩm đồng bộ.
- Tối ưu chi phí và nguồn lực.
- Tạo lợi thế cạnh tranh bền vững so với đối thủ.
Nói cách khác, quy trình vận hành thương hiệu chính là “xương sống” của doanh nghiệp F&B, quyết định sự phát triển ổn định và khả năng mở rộng thương hiệu trong tương lai.
Xem thêm: Kinh Nghiệm Mua Nhượng Quyền Thương Hiệu: 7 Điều Phải Biết Trước Khi Xuống Tiền
2. Thực trạng và khó khăn khi vận hành thương hiệu F&B
Ngành F&B Việt Nam những năm gần đây tăng trưởng mạnh mẽ, với hơn 430.000 cửa hàng ăn uống và tốc độ mở mới thuộc hàng cao nhất khu vực. Tuy nhiên, đằng sau bức tranh sôi động ấy lại là thực tế khắc nghiệt: theo một số khảo sát thị trường, có đến 60% thương hiệu F&B mới đóng cửa chỉ sau 2 năm vận hành, nguyên nhân phần lớn không nằm ở sản phẩm, mà ở quy trình vận hành thương hiệu chưa được chuẩn hóa.
Vận hành thiếu hệ thống – căn bệnh chung
- Nhiều thương hiệu tập trung nguồn lực cho marketing và menu, nhưng bỏ ngỏ khâu vận hành: quy trình làm việc không rõ ràng, đào tạo nhân viên rời rạc, mỗi cửa hàng tự “xoay sở”.
- Hệ quả: khách hàng trải nghiệm không đồng nhất giữa các chi nhánh, chất lượng dịch vụ khó duy trì → thương hiệu mất niềm tin lâu dài.
Bài toán nhân sự ngày càng phức tạp
- Các mô hình kinh doanh F&B vốn là ngành có tỷ lệ nghỉ việc cao, chi phí ẩn, chi phí tuyển dụng và đào tạo đội ngũ mới chiếm tỷ trọng lớn.
- Không có quy trình chuẩn khiến việc đào tạo tốn thời gian, chất lượng phục vụ phụ thuộc vào cá nhân, không phải thương hiệu.
Áp lực chi phí và hiệu suất
- Quản lý nguyên liệu và kho hàng thiếu quy chuẩn → thất thoát, tồn kho, lãng phí.
- Nhiều doanh nghiệp mở rộng nhanh nhưng không tính toán kỹ mô hình vận hành, dẫn đến chi phí cố định tăng nhanh hơn doanh thu, gây áp lực tài chính.
Cạnh tranh khốc liệt & thay đổi hành vi khách hàng
- Thị trường F&B ngày càng phân mảnh, khách hàng có nhiều lựa chọn. Chỉ cần một trải nghiệm tệ, khách sẵn sàng chuyển sang thương hiệu khác.
- Ngoài ra, xu hướng tiêu dùng online – offline đan xen (O2O) buộc các thương hiệu phải đồng bộ vận hành trên nhiều kênh. Những thương hiệu chưa chuẩn hóa quy trình thường lúng túng trong việc kiểm soát trải nghiệm xuyên suốt.
Khó mở rộng chuỗi bền vững
- Một thương hiệu có thể thành công với 1–2 cửa hàng, nhưng khi mở rộng lên 10–20 cửa hàng, nếu không có hệ thống vận hành chuẩn, mọi khâu đều dễ “vỡ trận”: từ chất lượng sản phẩm, tốc độ phục vụ, đến quản lý nhân sự.
- Đây chính là lý do khiến nhiều thương hiệu Việt “chết yểu” trên con đường trở thành chuỗi.
Có thể thấy, điểm nghẽn lớn nhất của các thương hiệu F&B hiện nay không phải sản phẩm hay marketing, mà là thiếu một bộ khung vận hành chuẩn hóa, có khả năng nhân bản và kiểm soát đồng bộ. Chính điều này sẽ quyết định sự sống còn của thương hiệu khi bước vào giai đoạn mở rộng.
Xem thêm: Những Bài Học Kinh Doanh Thực Tế Trong Ngành Hàng F&B Vô Cùng Đắt Giá Cho Người Trẻ
3. 5 bước chuẩn hóa quy trình vận hành thương hiệu F&B
Dưới đây là 5 bước quan trọng để chuẩn hóa quy trình vận hành thương hiệu cho doanh nghiệp F&B xây dựng lợi thế cạnh tranh dài hạn:
Bước 1: Xác định & chuẩn hóa các quy trình cốt lõi
- Liệt kê toàn bộ các hoạt động trong cửa hàng/chuỗi (bán hàng, pha chế, kho, nhân sự, chăm sóc khách hàng…). Sau đó, chọn ra các quy trình cốt lõi có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng.
- Công cụ gợi ý: Sơ đồ quy trình (flowchart bằng Lucidchart, Miro), bảng RACI phân công trách nhiệm.
- Ví dụ, quy trình pha chế cần có checklist chi tiết: định lượng, thời gian pha, tiêu chuẩn nguyên liệu để đảm bảo đồng nhất.
Bước 2: Xây dựng SOP (Standard Operating Procedure – Quy trình thao tác chuẩn)
- Viết chi tiết từng bước thực hiện cho từng công đoạn. SOP phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ áp dụng cho nhân viên mới.
- Công cụ gợi ý: Google Docs/Notion để quản lý tài liệu tập trung; Trello/Asana để theo dõi tiến độ triển khai SOP.
- SOP cho “Mở cửa hàng ngày” sẽ bao gồm: kiểm tra kho, vệ sinh quầy, test máy pha chế, nhập nguyên liệu vào hệ thống, chuẩn bị tiền lẻ. Mỗi cửa hàng cần điều chỉnh và kiểm tra thử để vận dụng phù hợp với nguồn lực của bản thân.
Bước 3: Số hóa và tự động hóa quy trình
- Tích hợp công nghệ vào quy trình: POS bán hàng, quản lý tồn kho, chấm công – tính lương, đặt hàng nguyên liệu.
- Công cụ gợi ý: Thị trường hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ quản lý bán hàng giúp tối ưu quy trình vận hành, theo dõi doanh thu và chăm sóc khách hàng hiệu quả. Ngoài ra, các nền tảng quản lý nhân sự cũng ngày càng phổ biến, hỗ trợ chấm công, phân ca và đánh giá hiệu suất, giúp cửa hàng hoạt động trơn tru và chuyên nghiệp hơn.
- Ví dụ: Khi khách order, nhập dữ liệu chuyển tự động về bếp/bar đồng thời trừ tồn kho nguyên liệu trên công cụ quản lý sẽ hạn chế thất thoát cho cửa hàng.
Bước 4: Đào tạo & giám sát vận hành
- Xây dựng chương trình đào tạo định kỳ cho nhân viên theo SOP và kỹ năng dịch vụ khách hàng. Đồng thời, thiết lập KPI để đo lường hiệu quả vận hành.
- Công cụ gợi ý: LMS (Learning Management System) như Edmodo, TalentLMS để đào tạo online; Google Form để kiểm tra kiến thức.
- Sau khi đào tạo SOP pha chế, nhân viên được test thực hành để đảm bảo mọi người đều làm giống nhau.
Bước 5: Đánh giá – cải tiến liên tục
- Định kỳ audit quy trình bằng checklist, thu thập phản hồi từ khách hàng và nhân viên để phát hiện điểm nghẽn.
- Công cụ gợi ý: Power BI/Tableau để phân tích dữ liệu; Google Form hoặc CRM để thu thập feedback khách hàng.
- Nếu khách hàng phản ánh thời gian chờ quá lâu → cải tiến bằng cách bố trí thêm nhân sự ở giờ cao điểm hoặc tối ưu layout quầy pha chế.
Xem thêm: Nắm Sai Quy Trình Nhượng Quyền Thương Hiệu Trà Sữa – Coi Chừng Lỗ Ngay Từ Bước Đầu
Lời kết:
Xây dựng và chuẩn hóa quy trình vận hành thương hiệu F&B không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn, mà còn mở đường cho sự phát triển bền vững, đặc biệt khi nhân rộng chuỗi cửa hàng. Mỗi bước – từ thiết lập SOP, ứng dụng công nghệ, đến quản trị nhân sự và khách hàng – đều là “mảnh ghép” quan trọng để thương hiệu tạo khác biệt và giữ vị thế trên thị trường. Đầu tư vào quy trình hôm nay chính là tạo nền móng vững chắc cho thành công ngày mai.
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, đừng quên ghé thăm website COOLERCITY.VN để khám những thông tin mới nhất về thị trường F&B và mô hình kinh doanh nhượng quyền ngành hàng đồ uống nhé!
Bạn có thể liên hệ Hotline: 0889.670.888 hoặc liên hệ Facebook Cooler City – Icecream & Tea để được tư vấn và đặt hàng nhanh trong thời gian nhanh nhất.