Với những người kinh doanh F&B, đặc biệt là chủ quán trà sữa, Tết Nguyên đán luôn được xem là “mùa vàng” để gia tăng lượng khách và tạo đà doanh thu đầu năm. Thế nhưng, song song với cơ hội, đây cũng là giai đoạn quán phải đối mặt với không ít áp lực: lượng khách tăng mạnh nhưng thiếu nhân sự, hiệu suất làm việc suy giảm, việc vận hành trở nên phức tạp và khó kiểm soát hơn ngày thường.
Vậy làm thế nào để vận hành và mở quán trà sữa xuyên Tết một cách hiệu quả, vừa giữ được chất lượng phục vụ vừa tối ưu doanh thu? Đây là câu hỏi được rất nhiều chủ quán quan tâm mỗi dịp xuân về. Trong bài viết dưới đây, Cooler City sẽ tổng hợp những lưu ý quan trọng giúp chủ quán duy trì hoạt động ổn định và vận hành quán trà sữa một cách tối ưu trong suốt dịp Tết.
1. Chủ động chuẩn bị và dự trữ nguyên vật liệu trong dịp Tết
Để vận hành quán hiệu quả trong dịp Tết, bước đầu tiên chủ quán cần ưu tiên chính là chủ động nguồn nguyên liệu dự trữ. Giai đoạn trước – trong – sau Tết luôn ghi nhận nhu cầu ăn uống tăng mạnh do các hoạt động gặp gỡ, hội họp, du xuân, chúc Tết diễn ra liên tục. Nếu không tính toán kỹ, quán rất dễ rơi vào tình trạng thiếu nguyên liệu đúng lúc khách đông, làm gián đoạn quá trình phục vụ và đánh mất cơ hội tăng doanh thu mùa cao điểm.
Vì vậy, việc quản lý vận hành kho nguyên liệu cần được thực hiện bài bản. Chủ quán nên phối hợp cùng người phụ trách kho hoặc bộ phận pha chế để kiểm kê lại toàn bộ hàng tồn: số lượng còn sử dụng tốt, số lượng đã hao hụt và số liệu đang được ghi nhận trên sổ sách. Từ đó, quán có cái nhìn chính xác về năng lực dự trữ hiện tại. Dựa trên dữ liệu bán hàng trung bình theo ngày, những ngày cao điểm, số liệu Tết các năm trước (nếu có) hoặc tham khảo mô hình của các quán tương đương, chủ quán có thể ước tính được lượng nguyên liệu cần bổ sung sát với thực tế nhu cầu.
Bên cạnh đó, nên ưu tiên dự trữ nhiều hơn cho các món bán chạy, đặc biệt là những món signature – nhóm sản phẩm mang lại doanh thu chính trong dịp Tết. Trong trường hợp nguồn vốn hạn chế, quán có thể linh hoạt giảm bớt lượng nguyên liệu của các món ít được gọi để tập trung ngân sách cho nhóm sản phẩm chủ lực, qua đó tối ưu chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Ngoài ra, để tránh rơi vào thế bị động, các quán cần chủ động làm việc với nhà cung cấp từ sớm, lý tưởng nhất là trước Tết khoảng 3 – 4 tuần. Việc đặt hàng sớm không chỉ giúp đảm bảo nguồn nguyên liệu ổn định mà còn hạn chế tình trạng khan hàng hoặc giá bị đẩy lên cao sát Tết. Đây là yếu tố quan trọng giúp quá trình vận hành diễn ra suôn sẻ, tránh phát sinh rủi ro và chi phí không cần thiết trong giai đoạn cao điểm.
2. Quản lý và bố trí nhân sự khi vận hành quán xuyên Tết
Trong giai đoạn cao điểm như dịp Tết, nhân sự vận hành chính là yếu tố then chốt quyết định quán có thể duy trì hoạt động ổn định hay không. Thực tế cho thấy, nhu cầu của khách hàng thường tăng mạnh vào Tết, trong khi số lượng nhân viên lại có xu hướng giảm do về quê nghỉ lễ hoặc nghỉ việc sau Tết. Sự mất cân đối này khiến công tác quản lý và vận hành nhân sự trở thành bài toán khó, đòi hỏi chủ quán phải có phương án chuẩn bị từ sớm và sắp xếp ca làm khoa học.
Để đảm bảo đủ nhân lực phục vụ trong suốt kỳ nghỉ Tết, các quán có thể cân nhắc một số giải pháp sau:
- Bổ sung nhân viên thời vụ cho các vị trí trực tiếp vận hành như phục vụ và pha chế. Việc tuyển dụng nên được triển khai sớm để có đủ thời gian thử việc, đào tạo và giúp nhân viên mới làm quen với quy trình vận hành của quán.
- Xây dựng chính sách đãi ngộ phù hợp cho những nhân viên làm việc xuyên Tết, chẳng hạn tăng lương theo ngày lễ và kèm thưởng động viên, nhằm giữ chân và khích lệ tinh thần làm việc.
- Cho phép nhân viên chủ động đăng ký ca làm và ca nghỉ, từ đó dễ dàng cân đối nhân sự theo từng khung giờ cao điểm, đồng thời đảm bảo sức khỏe và tinh thần cho đội ngũ.
- Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận, giúp nhân viên hiểu đúng vai trò của mình, tránh chồng chéo công việc và hạn chế sai sót trong quá trình vận hành.
Cách quản lý vận hành nhân sự bài bản không chỉ giúp quán phục vụ khách hàng tốt hơn trong dịp Tết mà còn góp phần kiểm soát chi phí vận hành, nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ đội ngũ.
3. Xây dựng chiến lược Marketing thu hút khách hàng dịp Tết
Để vận hành quán trà sữa xuyên Tết đạt hiệu quả, chủ quán cần xây dựng một kế hoạch Marketing phù hợp với không khí lễ hội và hành vi tiêu dùng đặc trưng của khách hàng trong giai đoạn này. Thay vì chạy theo cuộc đua khuyến mãi ồ ạt từ quá sớm, quán nên cân nhắc những hình thức tiếp cận sáng tạo hơn nhằm tạo dấu ấn riêng và tránh làm tăng chi phí vận hành không cần thiết.
Bên cạnh các chương trình giảm giá truyền thống, quán có thể linh hoạt áp dụng những hoạt động mang tính “lấy may đầu năm” như: tặng lì xì cho khách ghé quán ngày đầu xuân, ưu đãi cho nhóm khách đi đông, combo đầu năm hoặc chương trình mua 1 tặng 1 trong những ngày cao điểm. Những hình thức này vừa tạo cảm giác mới mẻ, vừa phù hợp với tâm lý khách hàng dịp Tết, giúp hoạt động quản lý vận hành Marketing trở nên hiệu quả hơn.
Song song đó, quán nên làm mới fanpage bằng bộ nhận diện mang màu sắc Tết, cập nhật hình ảnh không gian trang trí lễ hội và đăng tải nội dung đều đặn để tăng mức độ nhận diện thương hiệu. Đặc biệt, việc thông báo rõ ràng lịch mở cửa và vận hành xuyên Tết từ sớm trên các kênh truyền thông sẽ giúp khách hàng chủ động sắp xếp thời gian ghé quán, góp phần duy trì lượng khách ổn định trong suốt kỳ nghỉ lễ.
> Xem thêm: Tăng Trưởng Mùa Tết: Công Thức Truyền Thông Thương Hiệu F&B Bứt Tốc Cuối Năm
4. Kiểm soát và cân đối tài chính trong giai đoạn cao điểm
Một trong những bài toán khiến nhiều chủ quán trăn trở nhất mỗi dịp Tết chính là quản lý vận hành tài chính. Tài chính chỉ cần chệch nhịp một chút là toàn bộ quá trình vận hành của quán trong mùa cao điểm sẽ bị ảnh hưởng. Thực tế, vào dịp Tết, quán thường rơi vào tình trạng quá tải khách nhưng lại thiếu thời gian và nhân lực để kiểm soát dòng tiền chặt chẽ như ngày thường.
Rủi ro càng gia tăng khi quán phải làm việc với nhiều nhân viên vận hành mới hoặc nhân sự thời vụ, trong khi chủ quán chưa kịp nắm rõ cách làm việc và mức độ trung thực của từng người. Những vấn đề dễ phát sinh nhất có thể kể đến như: thu ngân không xuất hóa đơn đầy đủ, hủy bill để giữ tiền riêng, thu thiếu tiền khi quán đông khách, hoặc tự ý cộng thêm phụ phí ngày Tết mà không báo trước cho khách hàng. Tất cả những yếu tố này đều khiến chi phí vận hành bị đội lên và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
Để hạn chế rủi ro, chủ quán nên trực tiếp có mặt hoặc phân công quản lý chịu trách nhiệm giám sát quán trong các ngày cao điểm. Song song đó, việc sử dụng phần mềm bán hàng để theo dõi đơn hàng, doanh thu theo thời gian thực là giải pháp gần như bắt buộc trong quá trình quản trị vận hành. Lắp đặt camera tại khu vực thu ngân cũng giúp tăng tính minh bạch, hỗ trợ kiểm tra lại khi có vấn đề phát sinh.
Ở chiều ngược lại, các khoản chi tiêu cũng cần được kiểm soát chặt chẽ không kém. Chủ quán nên rà soát từng hạng mục chi, tránh phát sinh không cần thiết, đồng thời theo dõi báo cáo bán hàng hằng ngày để cân đối thu – chi kịp thời. Việc nắm rõ dòng tiền mỗi ngày sẽ giúp quán nhanh chóng phát hiện bất thường và giữ nguồn vốn ổn định, từ đó đảm bảo vận hành xuyên Tết diễn ra suôn sẻ và an toàn.
5. Tối ưu hoạt động giao hàng và bán mang đi
Trong dịp Tết, nhu cầu ăn uống của khách hàng tăng mạnh nhưng thói quen tiêu dùng lại có nhiều thay đổi. Do bận tiếp khách, dọn dẹp nhà cửa hoặc ngại di chuyển ngày lễ, nhiều người ưu tiên đặt đồ uống mang về thay vì ghé quán trực tiếp. Đây chính là cơ hội để các quán tối ưu vận hành bán hàng online, mở rộng tệp khách và gia tăng doanh thu trong mùa cao điểm. Việc triển khai dịch vụ giao hàng tại các khu vực lân cận sẽ giúp quán tiếp cận khách hàng nhanh hơn và tận dụng tối đa nhu cầu phát sinh trong dịp Tết.
Tuy nhiên, để hoạt động giao hàng diễn ra trơn tru, công tác quản lý và vận hành cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Quán phải bố trí nhân viên vận hành phù hợp cho từng khâu như tiếp nhận đơn, pha chế, đóng gói và giao hàng. Trong bối cảnh nhân sự khan hiếm và khó tuyển mới dịp Tết, việc chủ động xây dựng đội ngũ shipper nội bộ hoặc phân công rõ ràng nhân viên phụ trách giao hàng sẽ giúp quán giảm phụ thuộc vào các nền tảng giao hàng công nghệ. Điều này không chỉ hạn chế rủi ro quá tải, giao hàng chậm mà còn góp phần kiểm soát tốt hơn chi phí vận hành, đồng thời mang lại trải nghiệm ổn định và hài lòng hơn cho khách hàng trong suốt kỳ nghỉ Tết.
6. Rà soát và bảo trì hệ thống thiết bị, máy móc trước Tết
Trước kỳ nghỉ Tết, việc rà soát và kiểm tra toàn bộ máy móc, thiết bị trong quán là bước không thể bỏ qua nếu muốn vận hành ổn định xuyên lễ. Bởi trong giai đoạn này, các đơn vị sửa chữa và bảo hành thường tạm ngưng hoạt động. Chỉ cần một thiết bị gặp sự cố đúng lúc quán đông khách, quá trình phục vụ sẽ bị gián đoạn, quán không chỉ mất doanh thu ngay mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng. Dù sự cố là ngoài ý muốn, nhưng trong không khí du xuân ngày Tết, khách rất dễ cảm thấy khó chịu và có xu hướng không quay lại, khiến quán mất thêm những khách hàng tiềm năng.
Vì vậy, trước khi bước vào giai đoạn cao điểm, chủ quán nên chủ động dành thời gian kiểm tra lại toàn bộ hệ thống máy móc và dụng cụ phục vụ bán hàng. Những thiết bị đã có dấu hiệu hỏng hóc cần được sửa chữa dứt điểm, còn các máy hoạt động với tần suất cao như: máy kem, máy xay, máy ép… cần được bảo trì và bảo dưỡng kỹ lưỡng. Đây là bước quan trọng trong quản trị vận hành, giúp hạn chế tối đa rủi ro gián đoạn trong quá trình phục vụ.
Bên cạnh đó, quán nên chuẩn bị sẵn hướng dẫn sử dụng và bảo quản thiết bị cho nhân viên vận hành, đặc biệt là nhân sự thời vụ. Việc này giúp nhân viên thao tác đúng cách, giảm thiểu hư hại không đáng có và góp phần duy trì hoạt động ổn định, suôn sẻ trong suốt dịp Tết.
Kết luận
Tết là cơ hội lớn nhưng cũng là thử thách không nhỏ với các quán trà sữa. Chỉ khi chuẩn bị kỹ lưỡng và vận hành bài bản từ nguyên liệu, nhân sự, tài chính đến giao hàng và thiết bị, quán mới có thể duy trì hoạt động ổn định và tối ưu doanh thu xuyên Tết. Một chiến lược quản lý và vận hành hiệu quả sẽ giúp quán không chỉ “chạy mượt” trong mùa lễ mà còn tạo đà khởi đầu năm mới thuận lợi và bền vững hơn.
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, đừng quên ghé thăm website COOLERCITY.VN để khám phá những thông tin mới nhất về thị trường F&B và mô hình kinh doanh nhượng quyền ngành hàng đồ uống nhé!
Bạn có thể liên hệ Hotline: 0889.670.888 hoặc liên hệ Facebook Cooler City – Icecream & Tea để được tư vấn và đặt hàng trong thời gian nhanh nhất.