Kinh nghiệm mở quán trà sữa không chỉ nằm ở việc chọn mặt bằng hay pha chế món ngon, mà là tổng hòa giữa chiến lược, quản lý và trải nghiệm khách hàng. Trong bối cảnh thị trường F&B cạnh tranh gay gắt, việc nắm rõ quy trình mở quán, dự toán chi phí và cách vận hành hiệu quả sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm tốn kém. Cùng Cooler City tìm hiểu trong bài viết!
1. Tổng quan thị trường và cơ hội kinh doanh trà sữa tại Việt Nam
Thị trường F&B (ẩm thực & đồ uống) tại Việt Nam đang ghi nhận sức bật nổi bật: năm 2024, doanh thu toàn ngành đạt khoảng 688,8 nghìn tỷ đồng, tăng 16,6% so với năm trước. Trong đó, riêng mảng cửa hàng đồ uống bao gồm cả trà sữa, ước đạt khoảng 118.262 tỷ đồng năm 2024, tương đương hơn 324 tỷ đồng mỗi ngày.
Một vài điểm nổi bật đáng lưu ý:
- Nhu cầu tiêu dùng đồ uống ngoài gia đình, đặc biệt trong giới trẻ, học sinh – sinh viên và nhân viên văn phòng, vẫn giữ mức cao và là động lực chính của sự tăng trưởng.
- Mô hình chuỗi cửa hàng, nhượng quyền F&B đang ngày càng mở rộng sức ảnh hưởng: doanh thu chuỗi tăng 21,5% trong khi mức tăng chung toàn ngành khoảng 16% vào 2024.
- Mặc dù tăng trưởng tích cực, ngành cũng trải qua “giai đoạn thanh lọc” mạnh mẽ: nhiều cửa hàng độc lập kém hiệu quả phải đóng cửa, trong khi những thương hiệu biết quản trị tốt tiếp tục mở rộng.
Với ngành trà sữa, những cơ hội nổi bật gồm:
- Khả năng bắt nhịp nhanh với xu hướng mới (ví dụ: trà sữa sức khỏe, sản phẩm chế biến sáng tạo) và phù hợp với thị hiếu giới trẻ thích trải nghiệm và “check-in”.
- Chi phí đầu vào (như mặt bằng nhỏ, mô hình take-away, vỉa hè) có thể thấp hơn nhiều so với các mô hình nhà hàng lớn, tạo điều kiện cho người mới bắt đầu thử nghiệm.
- Cơ hội hợp tác nhượng quyền hoặc sử dụng mô hình franchise giúp tận dụng thương hiệu, quy trình và nguồn cung đã được chuẩn hóa giảm rủi ro so với khởi nghiệp từ con số 0.
- Thị trường chưa bị bão hòa hoàn toàn: dù cạnh tranh cao, nhưng vẫn còn khả năng định vị khác biệt nếu thương hiệu biết chọn phân khúc, khai thác câu chuyện riêng và vận hành tốt.
Xem thêm: Cơn Sốt Nhượng Quyền Đồ Uống: Vì Sao Ai Cũng Muốn Nhảy Vào Thị Trường Này?
2. Chuẩn bị kinh nghiệm mở quán trà sữa
Trước khi bắt tay vào mở quán trà sữa, giai đoạn chuẩn bị đóng vai trò then chốt, quyết định phần lớn sự thành công sau này. Đây là bước giúp bạn tránh rủi ro tài chính, tối ưu chi phí đầu tư và xác định hướng đi rõ ràng cho mô hình kinh doanh.
Xác định mô hình và quy mô kinh doanh
Tùy vào khả năng tài chính, mục tiêu và đối tượng khách hàng, bạn cần chọn mô hình phù hợp: quán nhỏ take-away, quán kết hợp đồ ăn vặt, mô hình trà sữa thương hiệu nhượng quyền hoặc quán tự xây dựng từ đầu. Mỗi lựa chọn mang mức đầu tư, chi phí vận hành và lợi nhuận kỳ vọng khác nhau. Ví dụ: mô hình nhượng quyền giúp tiết kiệm thời gian xây dựng từ đầu, trong khi tự phát triển thương hiệu đòi hỏi vốn lớn hơn nhưng linh hoạt hơn về định hướng sản phẩm.
Nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh
Hãy khảo sát khu vực dự định mở quán: ai là nhóm khách hàng chính (học sinh, sinh viên, dân văn phòng…), họ đang chuộng loại đồ uống nào, tần suất ghé quán ra sao, mức chi tiêu trung bình bao nhiêu. Song song, cần phân tích các đối thủ trực tiếp trong khu vực để nhận diện khoảng trống thị trường: liệu bạn có thể nổi bật nhờ chất lượng, giá cả, không gian hay trải nghiệm khách hàng?
Lập kế hoạch tài chính và ngân sách đầu tư
Một quán trà sữa nhỏ cần vốn trung bình khoảng 150–400 triệu đồng (tùy quy mô), bao gồm chi phí mặt bằng, trang thiết bị pha chế, nguyên vật liệu, nội thất và chi phí marketing khai trương. Bên cạnh đó, nên dự trù thêm 30% chi phí dự phòng cho 3–6 tháng đầu khi doanh thu chưa ổn định.
Chuẩn bị nguồn nguyên liệu và thiết bị pha chế
Nguyên liệu là yếu tố sống còn của quán. Hãy chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng trà, sữa, topping ổn định và an toàn vệ sinh thực phẩm. Đồng thời, đầu tư máy móc chuyên dụng (máy dập nắp, máy xay, máy nấu trân châu, bình ủ trà…) để đảm bảo năng suất và chất lượng đồng nhất.
Xây dựng concept và nhận diện thương hiệu
Một quán trà sữa thu hút không chỉ nhờ đồ uống ngon, mà còn bởi câu chuyện thương hiệu và trải nghiệm cảm xúc. Hãy xác định phong cách mà quán hướng tới: hiện đại – trẻ trung, vintage – hoài niệm hay minimal – tinh tế; đồng thời phát triển logo, bảng hiệu, menu và tone màu nhất quán.
Hoàn thiện các thủ tục pháp lý cần thiết
Trước khi khai trương, đừng quên đăng ký giấy phép kinh doanh, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, và các thủ tục liên quan đến thuế hoặc bảo hộ thương hiệu (nếu có kế hoạch mở rộng sau này). Đây là bước quan trọng để quán hoạt động hợp pháp và tạo uy tín với khách hàng.
Giai đoạn chuẩn bị không chỉ là “lên kế hoạch mở quán” mà là quá trình xây nền vững chắc cho hành trình kinh doanh. Một kế hoạch càng chi tiết, khả năng thành công càng cao – bởi trong F&B, thất bại lớn nhất thường không đến từ việc làm sai, mà đến từ việc chuẩn bị không đủ.
3. Xây dựng menu và lựa chọn nguyên liệu
Sau khi đã hoàn thiện kế hoạch và mô hình kinh doanh, xây dựng menu và lựa chọn nguyên liệu chính là “linh hồn” của một quán trà sữa. Một menu hấp dẫn không chỉ giúp thu hút khách hàng ngay từ lần đầu ghé quán, mà còn tạo nên dấu ấn riêng, quyết định tỷ lệ quay lại và mức lợi nhuận lâu dài.
Xây dựng menu phù hợp với khách hàng mục tiêu
Trước tiên, bạn cần hiểu rõ nhóm khách hàng mà quán hướng đến để định hình menu phù hợp. Ví dụ:
- Nếu khách hàng là học sinh – sinh viên, nên tập trung vào các món giá hợp lý, topping đa dạng như trân châu, pudding, thạch trái cây.
- Nếu khách hàng là dân văn phòng, hãy ưu tiên các dòng đồ uống thanh nhẹ, healthy, như trà trái cây, trà sữa ít ngọt, ít béo.
- Với mô hình take away hoặc không gian nhỏ, menu nên tinh gọn (10–15 món chủ lực), giúp vận hành nhanh, giảm rủi ro tồn kho.
- Một menu lý tưởng cần có sự cân bằng giữa “signature drink” (món đặc trưng tạo dấu ấn) và dòng sản phẩm bổ trợ (các lựa chọn phổ biến theo mùa hoặc thị hiếu khách hàng).
Tối ưu cơ cấu giá và tỷ suất lợi nhuận trên từng món
- Trong ngành F&B, mỗi ly trà sữa không chỉ là sản phẩm mà còn là “bài toán tài chính”. Hãy tính toán chi phí nguyên liệu, nhân công và vận hành để xác định mức giá phù hợp, đảm bảo biên lợi nhuận gộp tối thiểu 60–70%.
- Ngoài ra, nên chia menu thành 3 nhóm giá (thấp – trung – cao) để đáp ứng đa dạng đối tượng khách hàng, đồng thời khéo léo “dẫn dắt hành vi mua” bằng các combo hoặc ưu đãi topping.
Lựa chọn nguyên liệu đạt chuẩn và ổn định
Nguyên liệu là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hương vị và uy tín. Một số nguyên tắc cần ghi nhớ:
- Chọn nguồn cung uy tín: hợp tác với nhà cung cấp có chứng nhận VSATTP, hóa đơn chứng từ rõ ràng, có khả năng cung ứng ổn định.
- Ưu tiên nguyên liệu tự nhiên, ít phụ gia để đáp ứng xu hướng “healthy drink” ngày càng phổ biến.
- Kiểm soát quy trình bảo quản: mỗi loại nguyên liệu (trà, sữa, topping, siro…) cần có điều kiện lưu trữ riêng biệt, tránh biến chất hoặc giảm mùi vị.
Cập nhật xu hướng và làm mới menu định kỳ
Thị trường trà sữa biến động nhanh, vì vậy việc làm mới menu theo mùa hoặc theo xu hướng (matcha, caramel muối, cold brew, topping mới lạ…) sẽ giúp giữ chân khách hàng. Tuy nhiên, không nên thay đổi quá thường xuyên mà nên dựa trên kết quả bán hàng thực tế để tối ưu sản phẩm chủ lực và loại bỏ món kém hiệu quả.
Xem thêm: 5 Bước Chuẩn Hóa Quy Trình Vận Hành Thương Hiệu F&B Giúp Doanh Nghiệp Tăng Lợi Thế Cạnh Tranh
4. Thiết kế không gian và trải nghiệm khách hàng
Không gian và trải nghiệm khách hàng chính là “vũ khí vô hình” giúp thương hiệu ghi điểm, tạo cảm xúc và giữ chân khách lâu dài. Một ly trà sữa ngon có thể khiến khách ghé thử, nhưng một không gian đẹp và cảm xúc tốt mới khiến họ muốn quay lại.
Thiết kế không gian theo concept thương hiệu
Không gian quán là nơi “kể chuyện” cho thương hiệu của bạn. Vì vậy, trước khi bắt tay thiết kế, hãy xác định rõ:
- Concept tổng thể: trẻ trung – năng động, vintage – hoài niệm hay minimal – hiện đại.
- Tông màu chủ đạo: nên đồng bộ với logo, ly, đồng phục và bảng hiệu để tạo nhận diện nhất quán.
- Bố cục và ánh sáng: nên tận dụng ánh sáng tự nhiên, tạo cảm giác mở, thân thiện; đồng thời bố trí không gian linh hoạt cho khách đi nhóm hoặc cá nhân.
- Ví dụ, một quán hướng đến học sinh – sinh viên có thể chọn phong cách năng động, tươi sáng, với khu check-in bắt mắt; trong khi mô hình hướng dân văn phòng nên ưu tiên tone trầm, tinh tế, có khu vực yên tĩnh để làm việc.
Xây dựng trải nghiệm khách hàng đa giác quan
- Trải nghiệm khách hàng không chỉ đến từ “mắt thấy tai nghe”, mà còn từ mùi, vị và cảm xúc.
- Mùi hương đặc trưng (ví dụ mùi trà sữa thơm nhẹ khi bước vào) giúp khách hàng ghi nhớ sâu hơn.
- Âm nhạc nền cần phù hợp với thời điểm trong ngày và nhóm khách hàng (nhạc chill buổi sáng, sôi động buổi tối).
- Đồng phục và phong cách phục vụ cũng góp phần tạo nên bản sắc – một nụ cười, một câu chào thân thiện đôi khi quan trọng hơn cả ưu đãi.
Thiết kế khu vực phục vụ tối ưu trải nghiệm
- Một quán trà sữa hiệu quả không chỉ đẹp mà còn vận hành mượt.
- Quầy order – pha chế – nhận nước nên bố trí theo luồng di chuyển hợp lý để tránh ùn tắc.
- Khu chờ có thể trang trí nhẹ nhàng với ghế băng hoặc tranh tường.
- Không gian ngồi nên chia theo nhóm: bàn đôi, bàn nhóm 4 – 6 người, khu “góc sống ảo”.
- Khu vệ sinh và lối đi cần được giữ sạch, sáng và có biển hướng dẫn rõ ràng những chi tiết nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn đến cảm nhận chung.
Tối ưu trải nghiệm khách hàng online – offline
Trong thời đại số, trải nghiệm không chỉ dừng lại tại quán. Hãy đảm bảo:
- Hình ảnh quán, ly nước và menu trên mạng đồng nhất với thực tế, tránh “quảng cáo một đằng – thực tế một nẻo”.
- Tận dụng mã QR đặt hàng nhanh, tích điểm, phản hồi dịch vụ để khách cảm thấy thuận tiện.
- Duy trì tương tác trên mạng xã hội với tone & mood tương tự không gian quán, giúp khách hàng “cảm thấy thân quen” dù online hay offline.
5. Chiến lược marketing và thu hút khách hàng
Trong một thị trường trà sữa đã bão hòa, marketing không chỉ là quảng cáo, mà là nghệ thuật kể câu chuyện của doanh nghiệp, chạm cảm xúc và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Một chiến lược marketing hiệu quả sẽ giúp quán tăng nhận diện – giữ chân khách cũ – thu hút khách mới mà không cần “đốt tiền” quá nhiều.
Định vị thương hiệu rõ ràng trước khi làm marketing
Trước khi bắt đầu bất kỳ chiến dịch nào, hãy trả lời câu hỏi:
- Thương hiệu của bạn khác gì so với hàng trăm quán khác?
- Khách hàng của bạn là ai? (học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng, người yêu thích healthy drink…)
- Bạn muốn họ cảm nhận điều gì khi nghĩ về quán?
- Khi định vị rõ ràng, mọi hoạt động marketing – từ tên sản phẩm, tone bài viết, đến hình ảnh cửa hàng – đều sẽ thống nhất và dễ dàng “in dấu” trong tâm trí khách hàng.
Xây dựng kênh truyền thông hiệu quả (Online & Offline)
Online:
- Tập trung vào Facebook, TikTok và Instagram – ba nền tảng mạnh nhất cho ngành F&B.
- Đầu tư hình ảnh, video ngắn và trend-based content (video pha chế, review vui nhộn, hậu trường quán).
- Duy trì lịch đăng đều đặn, kết hợp mini game, feedback khách hàng và ưu đãi độc quyền.
Offline:
- Sử dụng POSM tại quán (poster, standee, bảng menu bắt mắt) để thu hút khách vãng lai.
- Tạo sự kiện nhỏ định kỳ như: ngày free topping, combo bạn thân, hoặc ưu đãi sinh nhật để kích cầu.
Chương trình ưu đãi và chăm sóc khách hàng
- Ưu đãi không chỉ là “giảm giá”, mà là chiến lược trải nghiệm.
- Với khách mới: tặng topping, voucher dùng thử, hoặc combo “2 người đi – 1 người free”.
- Với khách thân thiết: xây chương trình tích điểm, thẻ thành viên, hoặc combo độc quyền.
- Đặc biệt, hãy tận dụng các dịp lễ, khai trương, sinh nhật quán để tạo cao điểm truyền thông.
Một chiến lược chăm sóc khách hàng chu đáo không chỉ giúp tăng tỷ lệ quay lại (return rate) mà còn lan tỏa qua word-of-mouth – hình thức quảng cáo hiệu quả nhất trong ngành F&B.
Hợp tác và lan tỏa cùng KOLs/Influencer địa phương
- Đối với quán mới, hợp tác với food reviewer hoặc KOLs micro (1.000 – 10.000 followers) là cách tăng độ phủ tự nhiên và đúng tệp khách hàng.
- Mời họ trải nghiệm đồ uống, không gian, chia sẻ cảm nhận thật.
- Kết hợp mini game giveaway trên trang của họ để kéo tương tác chéo.
- Ưu tiên chọn người có phong cách phù hợp với hình ảnh thương hiệu thay vì chỉ nhìn vào lượt theo dõi.
Đo lường và tối ưu liên tục
Không có chiến dịch nào hoàn hảo ngay từ đầu. Vì vậy, chủ quán cần:
- Theo dõi doanh thu, số lượng khách, chi phí marketing và tỷ lệ quay lại.
- Đo lường hiệu quả bài đăng, lượt tương tác và phản hồi của khách hàng.
- Dựa vào dữ liệu đó để điều chỉnh chiến lược nội dung, ngân sách và ưu đãi phù hợp hơn.
Xem thêm: Nhận Diện Thương Hiệu: Vũ Khí Mềm Trong Trận Chiến Định Vị Và Chiếm Lĩnh Tâm Trí
6. Quản lý vận hành và kiểm soát chi phí
Đối với một quán trà sữa, quản lý vận hành hiệu quả chính là “xương sống” giúp duy trì lợi nhuận ổn định. Dù bạn có menu hấp dẫn hay marketing tốt đến đâu, nếu vận hành kém hoặc chi phí không được kiểm soát, quán vẫn có thể rơi vào tình trạng “doanh thu cao nhưng lợi nhuận thấp”.
Xây dựng quy trình vận hành chuẩn (SOP – Standard Operating Procedure)
- Một quán trà sữa hoạt động trơn tru khi mọi công việc – từ pha chế, phục vụ đến vệ sinh và nhập hàng – đều có quy trình cụ thể và nhất quán.
- Quy trình pha chế: đảm bảo định lượng, tốc độ phục vụ và chất lượng đồng nhất giữa các ca làm.
- Quy trình phục vụ: quy định rõ cách chào hỏi, tư vấn topping, xử lý khiếu nại… giúp nâng trải nghiệm khách hàng.
- Quy trình nhập – kiểm hàng: tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên liệu, đồng thời hạn chế thất thoát.
- Một SOP chi tiết không chỉ giúp quản lý dễ dàng kiểm soát hiệu suất, mà còn giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và làm việc hiệu quả.
Kiểm soát chi phí nguyên liệu
Trong ngành F&B, nguyên liệu là khoản chi phí lớn nhất, nên quản lý tồn kho và hao hụt là việc bắt buộc. Áp dụng nguyên tắc FIFO (First In – First Out) để xoay vòng nguyên liệu cũ trước.
- Ghi chép nhập – xuất hàng mỗi ngày, xác định mức tồn kho an toàn để tránh hư hỏng hoặc thiếu hụt.
- So sánh giá nhập từ các nhà cung cấp định kỳ, đảm bảo nguồn hàng chất lượng với chi phí tối ưu.
- Đào tạo nhân viên pha chế tuân thủ đúng công thức định lượng, tránh tình trạng “quá tay” gây đội chi phí.
Quản lý nhân sự thông minh và minh bạch
- Chi phí nhân sự là yếu tố “ẩn” dễ tăng cao nếu không được theo dõi kỹ.
- Sử dụng bảng phân ca hợp lý để tránh lãng phí giờ làm trong khung giờ vắng khách.
- Xây dựng chính sách thưởng – phạt rõ ràng, khuyến khích nhân viên bán thêm topping, upsell combo.
- Đào tạo định kỳ về kỹ năng phục vụ và kiểm soát chi phí, giúp nhân viên hiểu rõ vai trò của mình trong lợi nhuận chung.
- Một đội ngũ nhân viên kỷ luật và gắn bó sẽ giúp quán vận hành trơn tru, giảm chi phí tuyển mới và đào tạo lại.
Sử dụng công nghệ để quản lý hiệu quả
Thay vì ghi chép thủ công, hãy ứng dụng phần mềm quản lý quán trà sữa (POS) để theo dõi tự động:
- Doanh thu từng ca, chi phí nguyên liệu, tồn kho, hóa đơn và lãi gộp.
- Báo cáo real-time giúp chủ quán dễ dàng phát hiện bất thường như lệch doanh thu, hao hụt nguyên liệu, hoặc đơn hàng bị hủy nhiều.
- Một số phần mềm còn tích hợp chương trình khách hàng thân thiết, marketing tự động và phân tích hành vi tiêu dùng – rất hữu ích cho việc ra quyết định kinh doanh.
Định kỳ phân tích tài chính và tối ưu chi phí cố định
Mỗi tháng, chủ quán nên tổng hợp:
- Tỷ lệ chi phí nguyên liệu/doanh thu, chi phí nhân công, chi phí thuê mặt bằng, lợi nhuận ròng.
- Từ đó, xác định điểm cân bằng (break-even point) để biết khi nào quán bắt đầu sinh lãi.
- Đánh giá lại các khoản chi phí cố định (như điện nước, quảng cáo, bao bì, vận chuyển) để tìm hướng tối ưu.
- Một chiến lược tài chính rõ ràng giúp chủ quán chủ động ứng phó với biến động thị trường, đặc biệt là trong giai đoạn doanh thu giảm hoặc chi phí nguyên liệu tăng.
Lời kết:
Khởi nghiệp với mô hình trà sữa là một hành trình hấp dẫn nhưng không ít thử thách. Điều quan trọng không chỉ là “mở quán”, mà là xây dựng một thương hiệu có linh hồn và lợi nhuận bền vững. Hy vọng với những kinh nghiệm mở quán trà sữa được chia sẻ, bạn có thể định hình rõ hướng đi, chuẩn bị kỹ lưỡng và vận hành hiệu quả để quán của mình không chỉ đông khách trong ngày khai trương mà còn giữ chân khách lâu dài.
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, đừng quên ghé thăm website COOLERCITY.VN để khám phá những thông tin mới nhất về thị trường F&B và mô hình kinh doanh nhượng quyền ngành hàng đồ uống nhé!
Bạn có thể liên hệ Hotline: 0889.670.888 hoặc liên hệ Facebook Cooler City – Icecream & Tea để được tư vấn và đặt hàng nhanh trong thời gian nhanh nhất.