Quản lý tài chính trong ngành F&B không chỉ là việc ghi chép thu chi, mà là “hệ thống phòng thủ” bảo vệ lợi nhuận cho quán. Thế nhưng, nhiều chủ quán vẫn vô tình rơi vào những cái bẫy tài chính tưởng chừng vô hại: từ định giá theo cảm tính, khuyến mãi không đo lường, đến chi phí nhân sự vượt ngưỡng. Hậu quả là dòng tiền “chảy” ra ngoài mà không ai hay biết. Cùng Cooler City chỉ điểm lỗi sai và tìm cách khắc phục trong bài viết sau đây!
1. Khung quản lý tài chính cho ngành F&B
Quản lý doanh thu
- Ghi nhận và phân loại doanh thu theo từng kênh bán hàng (tại quán, online, đối tác giao hàng…).
- Sử dụng phần mềm quản lý POS để theo dõi doanh thu real-time.
- Chỉ số cần theo dõi: Doanh thu bình quân/ngày, tỷ lệ tăng trưởng theo tháng, doanh thu theo sản phẩm.
- Ví dụ: Một quán cà phê ghi nhận được 40% doanh thu từ bán mang đi, từ đó đẩy mạnh khuyến mãi ở kênh này.
Kiểm soát chi phí
- Phân loại chi phí: Nguyên vật liệu, nhân sự, vận hành, marketing…
- Định mức chi phí nguyên vật liệu để tránh lãng phí.
- Theo dõi tỷ lệ chi phí/ doanh thu → cảnh báo khi vượt ngưỡng.
- Ví dụ: Đặt định mức COST không quá 35% doanh thu để đảm bảo lợi nhuận.
Quản lý dòng tiền
- Lập bảng dòng tiền hàng tháng (cash flow statement) để thuận tiện trong việc quản lý tài chính
- Đảm bảo quỹ dự phòng ít nhất 3 tháng chi phí vận hành.
- Quản lý thời gian thanh toán với nhà cung cấp và thu tiền từ khách hàng.
- Ví dụ: Một nhà hàng thương lượng thanh toán nguyên liệu sau 30 ngày để duy trì dòng tiền dương.
Phân tích lợi nhuận & tái đầu tư
- Tính điểm hòa vốn (Break-even point).
- Đánh giá hiệu suất từng sản phẩm để loại bỏ món kém lợi nhuận.
- Lập kế hoạch tái đầu tư dựa trên lợi nhuận thực tế.
- Ví dụ: Sau khi phân tích, quán bỏ món có lợi nhuận thấp và tập trung vào best-seller, giúp lợi nhuận tăng 15%.
Xem thêm: Liên Kết Thương Hiệu Thời Đại Số – “Lãnh Địa” Cho Ngành F&B?
2. Những sai lầm khi quản lý tài chính trong ngành F&B
2.1. Không tách bạch tiền quán và tiền cá nhân
Đây là một trong những sai lầm “chết người” khi quản lý tài chính mà nhiều chủ quán F&B mắc phải, đặc biệt ở giai đoạn đầu. Khi doanh thu và chi phí cá nhân – gia đình – quán được gộp chung một nguồn, chủ quán sẽ khó nắm được lợi nhuận thực sự, không biết quán đang lãi hay lỗ và đương nhiên việc quản lý tài chính là điều bất khả thi
Nguyên nhân thường gặp:
- Tâm lý “quán là của mình” nên tiền nào cũng là tiền mình.
- Thiếu kiến thức quản lý tài chính cơ bản, không lập tài khoản ngân hàng riêng cho kinh doanh.
- Chi phí cá nhân (ăn uống, đi lại, mua sắm…) được thanh toán trực tiếp từ tiền quán.
Hậu quả:
- Không thể theo dõi chính xác hiệu quả kinh doanh, dẫn đến quyết định sai (ví dụ: mở rộng khi chưa đủ nguồn lực).
- Mất khả năng dự báo dòng tiền, dễ rơi vào tình trạng thiếu hụt vốn đột ngột.
- Khó kêu gọi đầu tư hoặc vay vốn ngân hàng vì thiếu báo cáo tài chính rõ ràng.
2.2. Không kiểm soát định lượng và hao hụt
Định lượng nguyên liệu và quản lý hao hụt là “vòng kiểm soát” sống còn của mọi quán F&B. Chỉ cần chênh lệch 5–10g nguyên liệu cho mỗi ly nước hay vài ml sữa trong mỗi ly cà phê, cộng dồn theo ngày, tháng sẽ tạo ra khoản thất thoát đáng kể, bào mòn lợi nhuận mà chủ quán thường không để ý.
Hao hụt có thể đến từ nhiều nguyên nhân: nhân viên không tuân thủ công thức chuẩn, dụng cụ đo lường không chính xác, bảo quản nguyên liệu kém dẫn đến hỏng hóc, hay thậm chí thất thoát do gian lận.
Ví dụ thực tế: Một cửa hàng trà sữa bán 200 ly/ngày, mỗi ly dư 5g trân châu so với định mức. Nếu giá trân châu là 50.000đ/kg, thì chỉ riêng khoản “thêm cho vui” này đã khiến quán mất hơn 1,5 triệu đồng/tháng – tương đương một phần lương nhân viên.
2.3. Định giá bán theo cảm tính, bỏ qua CM & ROI
Rất nhiều chủ quán F&B định giá sản phẩm dựa trên… “linh cảm” hoặc so sánh giá với đối thủ, mà bỏ qua các chỉ số tài chính quan trọng như CM (Contribution Margin) và ROI (Return on Investment) khiến việc quản lý tài chính trở nên khó khăn.
- CM giúp biết mỗi sản phẩm bán ra đóng góp bao nhiêu vào việc bù đắp chi phí cố định và tạo lợi nhuận.
- ROI đo hiệu quả đồng vốn bỏ ra cho các hạng mục đầu tư, từ nguyên liệu, máy móc cho tới marketing.
Khi không tính toán các chỉ số này, sản phẩm có thể bán chạy nhưng vẫn lỗ, hoặc khuyến mãi ầm ầm nhưng càng bán càng mất tiền. Đây là nguyên nhân khiến nhiều quán tưởng “doanh thu cao là thắng”, nhưng thực chất đang vận hành trên nền tảng tài chính âm.
2.4. Khuyến mãi “cho vui” không đo lường hiệu quả
Nhiều chủ quán tung chương trình khuyến mãi chỉ vì “muốn tạo không khí” hoặc “thấy đối thủ làm cũng làm theo”, mà không hề đặt mục tiêu rõ ràng và không đo lường hiệu quả sau đó. Điều đó dẫn đến hậu quả khi quản lý tài chính là:
- Giảm giá ồ ạt nhưng không thu hút đúng tệp khách hàng mục tiêu.
- Tăng doanh thu ngắn hạn nhưng lợi nhuận sụt giảm nghiêm trọng.
- Không biết chương trình nào thực sự hiệu quả để tối ưu cho lần sau.
Trong F&B, khuyến mãi cần được coi là một khoản đầu tư marketing có tính toán, chứ không phải “món quà ngẫu hứng”. Mỗi chiến dịch nên gắn với mục tiêu kinh doanh cụ thể (tăng tần suất mua, đẩy món mới, giữ chân khách cũ…) và phải đo lường bằng các chỉ số như tỷ lệ chuyển đổi, giá trị đơn hàng trung bình, doanh thu sau khuyến mãi.
2.5. Không theo dõi dòng tiền
Nhiều chủ quán F&B chỉ tập trung vào doanh thu và lợi nhuận “trên giấy” mà quên mất yếu tố sống còn: dòng tiền. Có những tháng sổ sách báo lãi, nhưng tiền trong tài khoản gần như cạn kiệt – vì dòng tiền âm.
Nguyên nhân thường gặp:
- Không phân bổ thời điểm thu – chi hợp lý, dẫn đến thu tiền chậm nhưng phải trả nhà cung cấp, lương nhân viên, chi phí thuê mặt bằng ngay hay thậm chí chi phí ẩn chưa được kiểm soát.
- Không dự trù các khoản chi đột xuất (sửa máy móc, tăng giá nguyên liệu…).
- Không có báo cáo dòng tiền hàng tuần/tháng để kịp thời điều chỉnh.
Trong kinh doanh nhượng quyền trà sữa, dòng tiền mạnh mới giữ quán vận hành trơn tru, đặc biệt ở giai đoạn đầu khi chi phí ban đầu còn chưa thu hồi. Quản lý dòng tiền chặt chẽ giúp chủ quán biết rõ khi nào cần tăng bán, khi nào cần thắt chi, tránh rơi vào cảnh “doanh thu lớn nhưng vẫn hết tiền”.
2.6. Chi phí nhân sự vượt ngưỡng
Trong ngành F&B, chi phí nhân sự thường dao động ở mức 20–30% doanh thu. Vượt quá ngưỡng này, quán dễ mất cân đối tài chính và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Nguyên nhân phổ biến:
- Tuyển quá nhiều nhân viên so với nhu cầu thực tế, đặc biệt giai đoạn mới khai trương.
- Lịch làm việc không tối ưu, ca làm chồng chéo hoặc thời điểm khách vắng vẫn đủ nhân sự như giờ cao điểm.
- Không đo lường năng suất làm việc của từng vị trí, dẫn đến tình trạng “làm cho có” nhưng vẫn nhận lương đủ.
2.7. Đầu tư máy móc/Decor lớn nhưng không tính khấu hao & payback
Rất nhiều chủ quán F&B hào hứng “đốt tiền” vào máy pha chế xịn, bàn ghế gỗ nguyên khối hay đèn trang trí nhập khẩu… với niềm tin rằng “đầu tư lớn thì khách sẽ ồ ạt kéo đến”. Vấn đề là nếu bạn không tính khấu hao tài sản (mỗi năm giá trị hao mòn bao nhiêu) và thời gian hoàn vốn (payback period), rất dễ rơi vào cảnh vốn bị “chôn” mà dòng tiền thì cạn kiệt.
Ví dụ, một máy pha cà phê 200 triệu nhưng chỉ phục vụ ~30 ly/ngày, lợi nhuận trên mỗi ly chỉ 15.000đ, thì cần hơn 440 ngày mới hoàn vốn – chưa tính bảo trì hay thay linh kiện. Trong thời gian đó, nếu doanh thu giảm hoặc quán phải đổi concept, khoản đầu tư này gần như mất trắng.
Xem thêm: Toàn Cảnh Thị Trường Và Xu Hướng Của Các Mô Hình Kinh Doanh F&B Mới 2025
3. Thiết lập lại quy trình quản lý tài chính hiệu quả
Để vận hành một mô hình F&B bền vững, bạn cần xây dựng một hệ thống quản lý tài chính chặt chẽ thay vì xử lý theo cảm tính. Quy trình này nên gồm các bước sau:
Xác định rõ cấu trúc chi phí
- Phân loại chi phí thành: Chi phí cố định (thuê mặt bằng, lương cơ bản, điện nước) và chi phí biến đổi (nguyên liệu, marketing, nhân công theo ca).
- Đặt ngưỡng an toàn: Ví dụ, chi phí nguyên liệu < 35% doanh thu, chi phí nhân sự < 20%, marketing khoảng 5–10%.
Kiểm soát định lượng nguyên liệu & thất thoát
- Xây định mức tiêu hao nguyên liệu cho từng món (ví dụ: ly trà sữa 500ml = 180g đá + 200ml trà + 30ml sữa + topping định sẵn).
- So sánh giữa định mức và tiêu hao thực tế để phát hiện thất thoát.
- Áp dụng phần mềm POS có tích hợp quản lý kho để đồng bộ dữ liệu.
Định giá bán dựa trên CM & ROI
- CM (Contribution Margin) = Giá bán – Chi phí biến đổi (chủ yếu là nguyên liệu).
- Mỗi sản phẩm nên đạt CM ≥ 50% – 60% để đảm bảo lợi nhuận.
- ROI (Return on Investment): Với máy móc, decor… cần tính thời gian thu hồi vốn (Payback Period) trước khi quyết định.
Quản lý dòng tiền
- Ghi nhận mọi khoản thu – chi theo ngày.
- Tách quỹ tiền mặt quán và tiền cá nhân.
- Luôn dự phòng ít nhất 3 tháng chi phí vận hành để tránh khủng hoảng khi doanh thu sụt giảm.
Kiểm soát chương trình khuyến mãi
- Đặt mục tiêu rõ ràng (tăng lượt khách mới, đẩy sản phẩm tồn…).
- Theo dõi số lượng đơn, doanh thu và lợi nhuận trước – sau chương trình để đánh giá hiệu quả.
- Tránh “giảm giá cho vui” dẫn đến mất lợi nhuận, hãy phân tích và đưa ra những chiến lược về giá đảm bảo doanh thu ổn định.
Đánh giá tài chính hàng tháng & hàng quý
- Lập báo cáo tài chính nội bộ: Doanh thu – Chi phí – Lợi nhuận gộp – Lợi nhuận ròng.
- So sánh với KPI để điều chỉnh chiến lược.
- Họp định kỳ để phân tích sai lệch và lên phương án cải thiện.
Xem thêm: Những Bài Học Kinh Doanh Thực Tế Trong Ngành Hàng F&B Vô Cùng Đắt Giá Cho Người Trẻ
Lời kết:
Quản lý tài chính không phải kỹ năng “sinh ra là có”, mà là quá trình học hỏi và tối ưu liên tục. Chỉ cần nhận diện đúng sai lầm, áp dụng những nguyên tắc quản lý khoa học, chủ quán F&B hoàn toàn có thể biến mỗi đồng vốn bỏ ra thành một khoản lợi nhuận đáng giá. Đừng để quán của bạn rơi vào vòng xoáy “bán đông khách nhưng vẫn lỗ” – hãy bắt đầu sửa sai ngay hôm nay.
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, đừng quên ghé thăm website COOLERCITY.VN để khám những thông tin mới nhất về thị trường F&B và mô hình kinh doanh nhượng quyền ngành hàng đồ uống nhé!
Bạn có thể liên hệ Hotline: 0889.670.888 hoặc liên hệ Facebook Cooler City – Icecream & Tea để được tư vấn và đặt hàng nhanh trong thời gian nhanh nhất.