Doanh thu cao nhưng lợi nhuận thấp là tình trạng nhiều quán F&B đang gặp phải. Nguyên nhân thường đến từ việc quản lý thu chi chưa hiệu quả, dẫn đến thất thoát dòng tiền và chi phí phát sinh không kiểm soát. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn xây dựng quy trình quản lý thu chi đơn giản, hiệu quả cho quán của mình.
1. Quản lý thu chi là gì?
Quản lý thu chi là quá trình theo dõi và kiểm soát toàn bộ các khoản tiền thu vào và chi ra trong hoạt động kinh doanh. Đối với ngành F&B, việc quản lý thu chi giúp chủ quán nắm rõ dòng tiền, kiểm soát chi phí vận hành và đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh.
2. Vì sao nhiều quán F&B thất thoát tiền dù doanh thu cao?
2.1. Không ghi nhận đầy đủ các khoản thu
Nhiều quán F&B chỉ tập trung ghi nhận doanh thu bán hàng tại quầy mà bỏ sót các khoản thu từ ứng dụng giao đồ ăn, đơn đặt trước, tiền cọc tiệc hoặc các khoản thanh toán chuyển khoản. Điều này khiến số liệu doanh thu thực tế không khớp với dòng tiền thu về.
Bên cạnh đó, một số giao dịch không được nhập ngay vào hệ thống hoặc nhân viên quên ghi nhận đơn hàng, dẫn đến thất thoát doanh thu mà chủ quán khó phát hiện.
2.2. Không kiểm soát chặt chẽ các khoản chi
Bên cạnh doanh thu, các khoản chi cũng là nguyên nhân khiến nhiều quán F&B “bốc hơi” lợi nhuận dù lượng khách vẫn đông. Chi phí nguyên vật liệu, tiền lương nhân viên, điện nước, mặt bằng hay các khoản mua sắm phát sinh nếu không được theo dõi thường xuyên sẽ dễ vượt ngân sách mà chủ quán không nhận ra.
Đặc biệt, những khoản chi nhỏ như mua vật dụng, hỗ trợ vận chuyển hoặc hao hụt nguyên liệu thường bị bỏ sót trong quá trình ghi chép. Khi cộng dồn theo tháng, đây có thể là một khoản thất thoát đáng kể. Vì vậy, quản lý thu chi hiệu quả không chỉ là theo dõi doanh thu mà còn phải kiểm soát chặt chẽ mọi khoản chi phát sinh.
2.3. Thiếu quy trình quản lý thu chi rõ ràng
Thiếu quy trình quản lý thu chi rõ ràng nghĩa là quán không có quy định cụ thể về cách ghi nhận, kiểm tra và đối soát các khoản thu chi hàng ngày. Ví dụ, nhân viên thu tiền nhưng không ghi nhận ngay, quản lý mua nguyên vật liệu nhưng không lưu hóa đơn hoặc cuối ngày không đối chiếu doanh thu với số tiền thực tế thu được.
Khi mỗi người thực hiện theo một cách khác nhau, dữ liệu tài chính dễ bị sai lệch, thiếu minh bạch và khó xác định nguyên nhân thất thoát. Chủ quán cũng mất nhiều thời gian để kiểm tra lại số liệu hoặc xử lý các khoản chênh lệch phát sinh.
3. Quy trình quản lý thu chi hiệu quả cho quán F&B
3.1. Ghi nhận đầy đủ mọi giao dịch
Trong quy trình quản lý thu chi, việc ghi nhận đầy đủ mọi giao dịch là nguyên tắc quan trọng giúp chủ quán kiểm soát chính xác dòng tiền. Thực tế, nhiều khoản thất thoát không đến từ những sai sót lớn mà xuất phát từ các giao dịch nhỏ không được ghi nhận hoặc ghi nhận không kịp thời.
Đối với các khoản thu, chủ quán cần ghi lại toàn bộ doanh thu từ bán hàng tại quầy, đơn hàng trên các ứng dụng giao đồ ăn, đơn đặt tiệc, tiền cọc giữ chỗ hoặc các khoản thu khác. Ví dụ, nếu một khách đặt tiệc và chuyển khoản đặt cọc 2 triệu đồng nhưng nhân viên không cập nhật vào sổ theo dõi, khoản tiền này rất dễ bị bỏ sót khi đối soát cuối tháng.
Đối với các khoản chi, mọi khoản thanh toán đều cần được ghi nhận ngay khi phát sinh, từ chi phí nhập nguyên vật liệu, mua ly cốc, ống hút, tiền ship hàng cho đến các khoản chi nhỏ như mua khăn giấy, nước rửa chén hoặc sửa chữa thiết bị. Nhiều quán chỉ theo dõi các khoản chi lớn mà bỏ qua các khoản chi lặt vặt, khiến tổng chi phí thực tế cao hơn nhiều so với dự tính.
Để tránh tình trạng thất lạc dữ liệu, chủ quán nên quy định rõ người chịu trách nhiệm ghi nhận giao dịch và lưu trữ hóa đơn, chứng từ liên quan.
3.2. Phân loại các khoản thu chi
Một sai lầm phổ biến của nhiều chủ quán là ghi nhận tất cả các khoản tiền vào cùng một danh mục, khiến việc quản lý thu chi trở nên rối rắm và khó phân tích. Để kiểm soát tài chính hiệu quả, các khoản thu và chi cần được phân loại rõ ràng ngay từ đầu.
Đối với khoản thu, chủ quán có thể chia thành các nhóm như doanh thu bán tại quầy, doanh thu từ ứng dụng giao đồ ăn, tiền đặt cọc, doanh thu từ các chương trình hợp tác hoặc nguồn thu khác. Việc phân loại này giúp xác định kênh bán hàng nào đang mang lại hiệu quả cao nhất.
Đối với khoản chi, nên tách riêng thành các nhóm như chi phí nguyên vật liệu, tiền lương nhân viên, tiền thuê mặt bằng, điện nước, marketing, vận chuyển và chi phí sửa chữa thiết bị. Chẳng hạn, nếu chi phí nguyên vật liệu liên tục tăng nhưng doanh thu không tăng tương ứng, chủ quán có thể nhanh chóng phát hiện vấn đề để điều chỉnh.
3.3. Đối soát tiền mặt và doanh thu hàng ngày
Đối soát tiền mặt và doanh thu hàng ngày là bước quan trọng trong quy trình quản lý thu chi, giúp chủ quán phát hiện sớm các sai lệch và hạn chế thất thoát tài chính. Cuối mỗi ca hoặc cuối ngày, cần kiểm tra số tiền thực tế trong quầy có khớp với doanh thu được ghi nhận hay không.
Quá trình đối soát không chỉ áp dụng cho tiền mặt mà còn bao gồm các khoản thanh toán chuyển khoản, quét mã QR và đơn hàng từ ứng dụng giao đồ ăn. Ví dụ, hệ thống bán hàng ghi nhận doanh thu 10 triệu đồng nhưng tiền mặt, chuyển khoản và các khoản thanh toán nhận được chỉ đạt 9,5 triệu đồng thì chủ quán cần nhanh chóng xác định nguyên nhân của khoản chênh lệch 500.000 đồng này.
3.4. Lập báo cáo tài chính định kỳ
Ghi nhận và đối soát hàng ngày là chưa đủ, chủ quán cần lập báo cáo tài chính định kỳ theo tuần, tháng hoặc quý để đánh giá hiệu quả quản lý thu chi một cách tổng thể. Đây là bước giúp biến những con số rời rạc thành dữ liệu có giá trị cho việc ra quyết định kinh doanh.
Một báo cáo tài chính cơ bản cần thể hiện rõ tổng doanh thu, tổng chi phí, lợi nhuận, các khoản công nợ và dòng tiền còn lại. Thông qua báo cáo, chủ quán có thể biết được tháng vừa qua quán lãi hay lỗ, chi phí nào đang chiếm tỷ trọng lớn nhất và đâu là khoản cần được tối ưu.
Ví dụ, nếu doanh thu tăng 15% nhưng lợi nhuận gần như không thay đổi, báo cáo tài chính sẽ giúp phát hiện nguyên nhân có thể đến từ chi phí nguyên vật liệu, nhân sự hoặc marketing đang tăng quá nhanh. Đây là những vấn đề rất khó nhận ra nếu chỉ theo dõi thu chi hàng ngày.
4. Cách lập bảng quản lý thu chi bằng Excel đơn giản
Đối với các quán F&B quy mô nhỏ hoặc mới bắt đầu kinh doanh, sử dụng mẫu excel quản lý thu chi là giải pháp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo theo dõi được dòng tiền hàng ngày. Chỉ với một bảng tính đơn giản, chủ quán đã có thể kiểm soát doanh thu, chi phí và lợi nhuận một cách rõ ràng.
Khi tạo bảng quản lý thu chi, nên thiết lập các cột cơ bản gồm: ngày phát sinh, nội dung giao dịch, khoản thu, khoản chi, hình thức thanh toán và số dư còn lại. Mỗi giao dịch cần được cập nhật ngay khi phát sinh để tránh bỏ sót dữ liệu.
Ví dụ:
| Ngày | Nội dung | Thu | Chi | Số dư |
| 01/10 | Doanh thu bán hàng | 5.000.000 | 5.000.000 | |
| 01/10 | Nhập nguyên liệu | 1.500.000 | 3.500.000 | |
| 01/10 | Tiền điện | 300.000 | 3.200.000 |
Bên cạnh việc ghi nhận giao dịch, chủ quán nên phân loại các khoản thu và chi theo từng nhóm như doanh thu bán hàng, nguyên vật liệu, nhân sự, mặt bằng hoặc marketing. Điều này giúp dễ dàng thống kê và phân tích chi phí vào cuối tháng.
Ngoài ra, có thể áp dụng các công thức Excel để tự động tính tổng thu, tổng chi và lợi nhuận. Một mẫu excel quản lý thu chi được thiết kế khoa học không chỉ giúp tiết kiệm thời gian tổng hợp số liệu mà còn hỗ trợ chủ quán theo dõi dòng tiền, phát hiện các khoản chi bất thường và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
5. Kết luận
Quản lý thu chi hiệu quả giúp chủ quán F&B kiểm soát dòng tiền, hạn chế thất thoát và tối ưu lợi nhuận. Dù sử dụng mẫu excel quản lý thu chi hay các công cụ khác, điều quan trọng là xây dựng quy trình theo dõi thu chi rõ ràng, chính xác và thường xuyên.
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, đừng quên ghé thăm website COOLERCITY.VN để khám phá những thông tin mới nhất về thị trường F&B và mô hình kinh doanh nhượng quyền ngành hàng đồ uống nhé!
Bạn có thể liên hệ Hotline: 0889.670.888 hoặc liên hệ Facebook Cooler City – Icecream & Tea để được tư vấn và đặt hàng trong thời gian nhanh nhất.